Los departamentos de recursos humanos cada vez más han de enfrentarse al trabajo de equipos deslocalizados, equipos de trabajo virtuales, que realizan determinadas tareas o proyectos y que desarrollan su labor de manera externa como freelances y profesionales independientes. Trabajadores con trabajos concertados en línea y, con mucha frecuencia, para acciones puntuales.
Los retos a los que se habrán de enfrentar los departamentos de recursos humanos son los que se derivan de la distancia, del tiempo que cada trabajador maneje, de la tecnología común a aplicar, sobre todo la de comunicaciones, la confianza sobre la que ha de girar el trabajo de cada uno de los miembros del equipo y el liderazgo de quien tiene la responsabilidad de armar todas las piezas del rompecabezas de las tareas y funciones con equipos de trabajo virtuales.
Pero ¿funcionan igual que los presenciales? ¿cómo habría que gestionarlos para que resulten eficientes con horarios diferentes, con tareas independientes..?. En la línea de responder a estas y otras preguntas, veamos algunas claves que deberían tener en cuenta los departamentos de recursos humanos para manejar equipos de trabajo virtuales.
Los mejores equipos de trabajo virtuales alcanzan el éxito si se dan estas premisas:
– Conocen las normas de trabajo. Todos los miembros de los equipos de trabajo virtuales deben saber cómo se organiza el proyecto, cuales son las funciones de todos los integrantes, las tareas a realizar, los tiempos que hay que cumplir, la metodología que se va a aplicar en las tareas y la finalidad de cada una de las acciones. Sin información común no puede haber compromiso ni orientación.
– Construyen una identidad común. Las interacciones entre los miembros, las experiencias compartidas, las normas comunes y las acciones de trabajo repetitivas deben estar integradas en la forma de trabajar, sobre todo porque crean identidad y un sentido de misión compartida que permite superar los inconvenientes de la distancia y los que imponen los horarios diferentes de cada uno de los participantes.
Estas acciones en común buscarán compensar la falta de interacción cara a cara. Ayudas inestimables para conseguirlo son los tablones de anuncios electrónicos, las reuniones virtuales son Skype, las salas de chat abiertas, el uso de mensajería instantánea o disfrutar de una intranet.
– Establecen mecanismos para la resolución de problemas. Los problemas, más bien la falta de entendimiento, entre los miembros de los equipos de trabajo virtuales pueden funcionar como desaglutinantes y lastrar los resultados. Aquí, el papel del líder del grupo y el acceso a sistemas de comunicación validados son muy importantes, tanto como atajar las controversias a tiempo. Una llamada de Skype a varias bandas puede resolver un problema y devolver al grupo a su misión.
Equipos de trabajo virtuales, o cómo hacer éxito de la distancia.
